Får ni städningen ni betalar för?
Städning köps som ett löfte – trapphusen två gånger i veckan – och konsumeras som en gissning. Hardhat Städ gör leveransen mätbar, och gör samtidigt synligt vem som faktiskt utförde arbetet.
Boka genomgång
Två frågor ni inte
kan svara på idag
Ingen vet om det städades
Avtalet mot verkligheten
Avtalet säger en gång i veckan. Ingen kan säga om städplats 312 städades förra veckan, veckan innan, eller över huvud taget det här kvartalet. Kvaliteten sjunker långsamt – en plats glider från vecka till varannan vecka – och det upptäcks efter ett år.
Ingen vet vem som städade
Arbetslivskriminalitet
Lokalvård är en av de branscher där svart arbetskraft och oredovisade underentreprenörer förekommer. Som beställare svarar ni för vad som sker i er entreprenad – men utan närvarodata finns inget att svara med.
Båda frågorna har samma svar: en personalliggare. Städaren stämplar in och ut med sitt ID06-kort på varje städplats. Allt annat byggs ovanpå den datan.
Tre lager,
hållna isär
De flesta system blandar ihop vad som hände, vad som är avtalat och vad som är planerat. Hardhat håller dem separerade – det är därför siffrorna går att lita på.
Stämplingar
Vad som faktiskt hände. Hårda fakta från städarnas telefoner, knutna till person och städplats.
Specifikation
Vad avtalet kräver. Två gånger i veckan. Härleds ur stämplingshistoriken eller anges av er.
Schema
Vad som konkret ska ske. Varje måndag och torsdag, cirka 08:00, 45 minuter.
Avtalsuppfyllnad mäts mot specifikationen – städning på tisdag i stället för måndag är inget avtalsbrott. Avvikelser larmar mot schemat, för det är det som säger idag att något är fel.
Avtalet ni aldrig
skrev ner
Per-plats-kadensen finns i en pärm, i en PDF eller i någons huvud. Med hundratals städplatser har ingen någonsin dokumenterat den i sökbar form.
Hardhat läser stämplingshistoriken och räknar ut vad avtalet måste vara. Systemet slår ihop raster till ett städtillfälle, sorterar bort brus och glömda utstämplingar, hittar brytpunkter när en plats bytt kadens, tar hänsyn till röda dagar – och levererar en specifikation och ett schema per plats, med en säkerhet i procent och en läsbar motivering.
Ni behöver alltså inte dokumentera 525 platser innan ni får värde. Ni får dokumentationen tillbaka första dagen.
Det här är statistisk analys av era egna stämplingar – ingen tränad modell, och ingenting lärs från andra kunder.
Varje måndag och torsdag, cirka 08:00, 45 minuter. Två gånger per vecka.
Säkerhet 94 %
Mycket konsekvent veckodag. Måttligt regelbundet intervall. 12 städtillfällen i innevarande period. 3 avvikelser förklaras av röda dagar.
Ni kan bekräfta förslaget, justera specifikationen eller redigera schemat. Varje rad visar sitt ursprung – AI-schema, godkänd analys eller angiven av kund – och vem som godkände den. Bekräftade rader skrivs aldrig över av automatiken.
Tolv veckor,
en rad per plats
Krävt mot levererat, vecka för vecka, sammanfattat i ett betyg – per städplats och summerat per städbolag.
Två beslut gör siffran ärlig: fem städningar samma måndag uppfyller inte fem gånger i veckan, och när specifikationen namnger veckodagar betygsätts varje dag för sig. Det är den vanligaste vägen till en uppföljning som ljuger.
- Perfektminst 95 % av krävda städtillfällen
- Braminst 70 %
- Svagtunder 70 %
- Ingen aktivitetavtalad, noll besök på tolv veckor
- Ingen dataingen användbar specifikation ännu
Betygsättningen är medvetet sträng. Den ger få Perfekt och en synlig svans av misslyckanden – det är poängen, och det är underlaget vid avtalsförlängning.
Vad som är fel
just nu
En löpande lista över alla städplatser, mest akut först. Gränserna lärs per plats och veckodag ur platsens egen historik – ett trapphus på 20 minuter och en skola på tre timmar bedöms var för sig.
| Avvikelse | Betyder |
|---|---|
| Sen städning | skulle ha börjat vid det här laget idag, ingen har stämplat in |
| Utebliven städning | en schemalagd dag passerade utan besök |
| Försenad städning | plats med glesare kadens är över tiden |
| Ovanligt kort | under 80 % av platsens normala längd |
| Ovanligt lång | över 120 % |
| Missad utstämpling | någon står kvar instämplad långt efter normal tid |
| Saknar schema | platsen går inte att följa upp – en blind fläck, visad med flit |
Systemet larmar aldrig för dagar vars data inte hunnit in. Och den sista raden är den viktigaste: verktyget talar om var det är blint i stället för att rapportera grönt.
Och när det
ändå missas
Ett missat städtillfälle skrivs in i en permanent liggare och öppnar ett ärende av sig självt – daterat till när städningen skulle ha skett, inte till när systemet upptäckte det. Sker återstädningen stängs ärendet automatiskt.
Eftersom svarstid mäts i arbetstimmar ger det en verklig SLA: när städning uteblir är den åtgärdad inom X arbetstimmar. Ett löfte de flesta entreprenörer aldrig hållits till, mätt utan att någon rör ett ärende.
Det skiljer två saker ni bryr er olika mycket om: att dyka upp när man sagt, och att rätta till det när man inte gjort det. Den som missar tisdag och städar onsdag morgon är ett annat problem än den som hoppar över.
Ett klistermärke
per städplats
Skyltarna är klistermärken vi trycker och skickar, och de är likadana allihop. Städaren sätter upp ett, skannar det i appen, väljer platsen ur listan över ert bestånd – som redan ligger inne – och därefter hör koden till den platsen. Det tar en halv minut.
Alltså ingen sortering av rätt skylt till rätt adress, ingen montering, ingen utkörning. Det sker plats för plats där personalen ändå är, och behöver inte göras i en enda insats. Rivs ett märke ner sätter man upp nästa ur högen och gör om kopplingen.
Trapphuset, förskolan, skolkorridoren, den allmänna ytan – samma märke fungerar överallt.
Samma kod gör
två olika saker
Skannar städaren märket öppnas appen och stämplingen registreras. Skannar någon annan – en boende, en lärare, en vaktmästare – öppnas i stället en webbsida där de kan beskriva vad som är fel med städningen på just den platsen. Ingen app, inget konto, ingen aning om vilket städbolag som anlitats.
Anmälan blir ett ärende knutet till exakt den städplatsen, med kategori, ansvarig person hos städbolaget och en klocka på sig. Efter ett år kan ni svara på vilka platser som genererar klagomål – en helt annan fråga än att folk tycker att det är dåligt städat.
Invändningen brukar komma direkt från kundtjänst: ännu en kanal att bevaka. I praktiken blir det tvärtom. Städärendena slutar landa hos er och går direkt till den som ska åtgärda dem.
- Till städbolagetärendet skapas hos oss och tilldelas rätt person hos entreprenören
- Till ert eget systemanmälan skickas vidare till det ärendesystem ni redan använder
- Avstängtkoden fungerar bara för stämpling; ingen feedbackkanal alls
Valet går att ändra i efterhand, och behöver inte vara detsamma i hela beståndet.
Varje bedömning
går att härleda
När ett städbolag ifrågasätter ett betyg kan ni visa uträkningen stämpling för stämpling: varje registrering i perioden med utfall – använd, sammanslagen, för kort, för lång, ogiltig – samt vem som stämplade och för vilken arbetsgivare.
En automatisk bedömning som ingen kan förklara är värdelös i en kommersiell tvist. Den här är spårbar hela vägen ner till enskilda stämplingar – vilket också är exakt det underlag som efterfrågas när frågan handlar om vem som faktiskt utfört arbetet.
Börja litet,
bygg på
Personalliggaren är grunden. Resten aktiveras var för sig, när ni vill ha dem.
- Personalliggarestämpling in och ut, städplatser, skyltar med QR-kod
- Städschemanhärledda scheman, bekräfta och justera
- Avtalsuppfyllnadtolvveckorsbetyg per plats och per städbolag
- Avvikelserlöpande lista över vad som är fel just nu
- Livekartaalla städplatser på karta, färgade efter betyg
- Städpersonalarbetad tid per person, export och utskrift
- Städärendenfelanmälan från boende, tilldelning och uppföljning
- Ärendestatistikvolymer, kategorier, svarstider mot SLA
Skalan det
är byggt för
Ansvar – städbolag, vaktmästare, kontaktperson – sätts där det passar er. Med ett tiotal städplatser sätter ni det direkt på platserna. Med hundratals bygger ni ett regionträd i era egna nivåer och sätter ansvaret högt upp; platserna ärver nedåt, och enskilda platser kan alltid avvika.
Poängen märks den dag någon slutar eller en entreprenör byts ut. Då är det en rad som ändras, inte trehundra.
Städbolaget blir
inte upprört
Det var vår egen farhåga också. Den visade sig vara fel. Arbetsledarna hos städbolagen är lika utan insyn som beställaren – de vet inte heller vilka platser som blev städade igår.
Ett städbolag som levererar vill att leveransen syns. De får bevis på utfört arbete, ett eget verktyg för att följa sin personal, tidrapporter för lön och fakturaunderlag, och klagomål som kommer routade till rätt person i stället för som ett argt telefonsamtal på en fredag.
Ni sitter på samma sida av bordet. Båda vill att städningen levereras enligt plan.
”Vi har aldrig tidigare haft så bra koll på vår egen personal.”
Ta med rätt krav
i nästa upphandling
Är organisationen inte där än? Ladda ner vår genomgång av vad ett städavtal behöver innehålla för att leveransen ska gå att följa upp – kadens per objekt, närvarokrav, uppsättning av skyltar, avvikelsehantering och svarstider. Skriv in det nu, så finns förutsättningarna den dag ni vill mäta.
Utrullningen
görs underifrån
Två saker behöver ske. Städarna börjar stämpla in och ut, och varje städplats får sitt klistermärke uppsatt – vilket städarna gör själva under de första veckorna, en halv minut per plats.
Efter det har systemet tillräckligt med historik för att föreslå specifikation och schema för varje plats. Ni behöver alltså inte dokumentera beståndet i förväg; ni får dokumentationen tillbaka.
Har ni avtalsdokument som säger exakt vad som gäller matar ni in dem och får exakt betygsättning direkt. De flesta har lite av varje, och systemet tvingar er inte att välja.