Krav på närvaroregistrering i städupphandlingen
Att följa upp ett städavtal kräver att leverantören är skyldig att registrera varje städtillfälle. Står det i upphandlingen och avtalet blir en städning utan registrering ett avtalsbrott – inte bara en lucka i underlaget.
Varför det ska stå i avtalet
Upphandlingsmyndigheten skriver att den som ställer villkor också behöver följa upp dem, och att uppföljningen bör planeras redan i upphandlingen. Platsbesök kan göras oanmälda, och krav på tillträde kan förenas med vite. När villkoren ska gälla hela leveranskedjan gäller de underleverantörer i alla led.
Registrering på plats ger uppföljningen ett underlag för varje städtillfälle. Men bara om skyldigheten finns i avtalet går en saknad registrering att behandla som en utebliven städning.
Så kan kravet formuleras
Ett exempel att anpassa till den egna upphandlingen. Det är inte juridisk rådgivning – stäm av formuleringarna med den som ansvarar för era avtal.
- Leverantören ska registrera varje städtillfälle genom in- och utstämpling på plats vid varje städobjekt, i det system för närvaroregistrering som beställaren anvisar.
- Registreringen ska göras av den som utför städningen, i anslutning till att arbetet börjar och avslutas.
- Ett städtillfälle utan registrering räknas som ej utfört, om inte leverantören kan visa något annat.
- Leverantören ansvarar för att all personal som utför städning enligt avtalet, även hos underleverantörer, registrerar sig.
- Avvikelser hanteras enligt avtalets rutin för avvikelser och kan leda till prisavdrag eller vite enligt avtalet.
Tillsammans med kvalitetsmätning
Registreringen visar att städningen blev av. Hur rent det blev mäts på annat sätt, till exempel med SS-INSTA 800. Upphandlingsmyndigheten nämner också särskilda id-kort, som ID06, för att identifiera personerna på arbetsplatsen.
Läs mer om uppföljningen i Uppföljning av städavtal.
Registreringen per städplats, schemat och avvikelserna i ett system – med QR-kod på varje plats och en uppföljning som visar vilka städningar som har blivit av.
Läs om Hardhat StädKällor
- Upphandlingsmyndigheten: Hållbar upphandling av städtjänsterupphandlingsmyndigheten.se
- Upphandlingsmyndigheten: Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitetupphandlingsmyndigheten.se
- Upphandlingsmyndigheten: Villkor för utförande av städtjänstenupphandlingsmyndigheten.se
- SIS: SS-INSTA 800-1:2018sis.se